Тайм-менеджмент — это буквально «управление временем»: способы наиболее выгодно распоряжаться невосполнимым ресурсом. Тайм-менеджмент позволяет самоорганизоваться, оптимизировать и проконтролировать рабочие процессы не только отдельному человеку, но и целой компании.
В статье собрали популярные методики тайм-менеджмента, а также поделились полезными ссылками на разные приложения и добавили книги, в которых вы узнаете о том, как планировать, работать с прокрастинацией и правильно расставлять приоритеты.
Принципы тайм-менеджмента
Почти все существующие методы тайм-менеджмента строятся на трех принципах:
1. Определение приоритетов
Перед тем, как начать работать, нужно определить и разделить задачи по уровню срочности, сложности и важности.
2. Планирование.
Перед тем, как начать работать, нужно определить и разделить задачи по уровню срочности, сложности и важности.
3. Организация работы.
Структурирование помогает контролировать выполнение задачи и прогнозировать ее конечный результат.
Наибольшая часть техник тайм-менеджмента основана на первом и третьем принципе, хотя бывают и методы сложнее, где учтены все принципы.
7 инструментов управления временем
Подготовили популярные инструменты: их можно сочетать друг с другом и эффективно достигать целей, грамотно управлять временем и другими ресурсами.
1. Тайм-менеджмент по хронотипу
Мы привыкли делить людей на «сов» и «жаворонков» по режиму сна. Исследователь и специалист в области медицины и клинической психологии, доктор наук Майкл Бреус утверждает, что существуют четыре основных хронотипа — четыре вида «внутренних часов», энергетических режимов. Внутренние часы регулируют время, когда человеку лучше ложиться спать и когда просыпаться, в какое время он наиболее продуктивен. Хронотип обусловлен генетически, изменить его нельзя — даже если вы благодаря дисциплине выработаете другие привычки для сна и отдыха, вы всё равно будете более эффективны в вашем «природном», естественном распорядке дня.
Вот такие 4 хронотипа выделяет Бреус:
1. «Медведи» — это более 50% людей. Просыпаются между 7:00 и 11:00, лучше всего работают с 11:00 до 18:00 и ложатся спать не позднее 23:00. Как правило, это экстраверты с долгоиграющей и спокойной энергией. Наиболее продуктивны в первой половине дня, после обеда наступает спад. Медведям стоит назначать все важные дела и встречи на утро и обязательно высыпаться.
2. «Львы» — 15–20%. Просыпаются без будильника с 5:30 до 10:00, наиболее продуктивны они с 10:00 до 17:00, укладываются спать до 22:30. Обычно Львы — лидеры-харизматики. Львы встают рано и успевают до обеда переделать кучу дел. А вот во второй половине дня энергия их покидает.
3. «Волки» — 15–20% людей. Этим людям очень сложно вставать по утрам. Волки обычно творческие люди, склонные к самоанализу, интроверты. Активное время наступает, как у ночных хищников, после 20:00. Волки часто ложатся спать после 24:00, и это подпитывает их творческие способности.
4. «Дельфины» — 10% населения. Люди, у которых сон беспокойный, — даже если они просыпаются с 6:00 до 10:00, могут снова легко уснуть. Их пик активности приходится на период с 10:00 до 18:00, причем всплески энергии чередуются с истощением, поэтому Дельфинам важно делать паузы для отдыха в течение дня. Дельфины обладают высоким интеллектом и довольно часто бывают рассеянными.
Для каждого хронотипа есть оптимальные распорядки дня: когда лучше завтракать, обедать, принимать важные решения и так далее. Определить, к какому типу вы относитесь, поможет наш тест.
2. Матрица Эйзенхауэра
Методика управления временем и приоритизации разработана президентом США Дуайтом Эйзенхауэром в середине XX века, базируется на классификации всех текущих и будущих задач по четырем категориям в матрице — распределение зависит от срочности и важности дел. Хотя использовать матрицу постоянно может быть сложно, эффективно периодически возвращаться к ней в случае перегруженности работой и домашними делами. Вот как можно применять этот подход.
3. Хронометраж
Эксперт в области экономики и автор книг о тайм-менеджменте Глеб Архангельский утверждает, что ключевой момент в планировании — осознание того, где время используется наиболее эффективно, а где расходуется с меньшей пользой. В своих работах он предлагает структурировать процесс планирования на три основных этапа:
- Записывайте результаты. В течение нескольких недель каждый час фиксируйте выполненные задачи и время, которое на них тратится. Дела, которые заняли всего две-три минуты, можно пропускать. Цель этапа — наблюдение за своей продуктивностью. Такие отчеты перед самим собой помогают выработать чувство времени.
- Ищите важное. После завершения указанного выше периода отметьте в том же месте: когда ваше время было использовано наиболее эффективно, когда вы могли бы выполнить задачу быстрее, и когда время ушло впустую. На первых порах картина, скорее всего, будет непрезентабельной. Но важно понять и осознать, сколько всего вы тратите времени неэффективно.
- Планируйте. Основываясь на полученной статистике, постепенно отредактируйте свое расписание и рабочий процесс.
4. Канбан
Канбан — это метод организации рабочего процесса, который помогает распределять рабочую нагрузку между участниками процесса и соблюдать все сроки выполнения работ. Этот метод способствует наглядному контролю за темпом работы и за тем, все ли сделано.
Классический канбан — это таблица с тремя колонками: «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Колонок может быть и больше, если у проекта больше этапов или производственный процесс сложнее, а названия колонок могут меняться так, чтобы компании было удобно.
Все задачи изначально вносятся в первую колонку, каждая находится на отдельной строке или карточке. Затем их поочередно перемещают из одной колонки в другую, пока задача не будет выполнена. Благодаря этой «перетаскиваемой» системе можно следить как за одним человеком, так и всей командой.
5. Метод помидора
Этот известный метод разработал Франческо Чирилло, когда использовал для отсчета времени небольшой кухонный таймер в форме помидора. В чем суть: работать необходимо в течение заданных временных интервалов. Каждый такой интервал, называемый «помидором», состоит из 25 минут работы, за которыми следует пятиминутный перерыв. После четырех таких циклов следует более продолжительный перерыв 30 минут.
Эта методика основана на использовании таймера. Если создать привычку работать по таймеру — вы улучшите оценку своих ресурсов, увеличите продуктивность, научитесь лучше управлять временем, усилите силу воли и поможете себе избежать выгорания.
6. Отложите дела на завтра
Рекомендация Марка Форстера, автора книги «Сделай это завтра» заключается в том, чтобы уделить время настоящим приоритетам и отложить решение срочных дел на следующий день. Основной принцип метода Форстера — использование закрытых списков дел, куда можно вносить планы на завтра, однако нельзя добавлять новые задачи на сегодня, обеспечивая таким образом четкость и фокусировку на важных делах.
В своей концепции Марк Форстер выделяет два понятия: «настоящая работа» и «занятость». Под настоящей работой он понимает то, что требует полного применения навыков и знаний, преодоление комфортных пределов и даже возможного сопротивления. Такая работа способствует развитию как личностному, так и профессиональному. А простая занятость характеризуется отсрочкой важных задач в пользу повседневных мелочей. Занятость может создавать иллюзию загруженности, но не приносит той удовлетворенности, которая появляется после выполнения сложных и важных дел, способствующих росту как личностному, так и профессиональному.
7. Метод автоматического фокуса
Автор методики снова Марк Форстер. Он предлагает следующий подход: начните с того, что записываете все свои дела в один общий список, а затем медленно прочитывайте его, пока не почувствуете внезапное желание сосредоточиться на одной конкретной задаче. Важнее всего в данном случае не объем задачи, а само желание приступить к ее выполнению прямо сейчас. Если вам удается завершить задачу сегодня, выделите ее или пометьте как выполненную. В случае, если задачу выполнить не получилось, перенесите ее в конец списка дел и прочитайте его снова.
Что такое многозадачность
Многозадачность, она же мультизадачность или мультитаскинг — это стремление одновременно делать несколько дел или быстро перескакивать от одной деятельности к другой. Например, отвечать на рабочие сообщения и слушать обучающий подкаст. Эффективность и одного и другого дела при совмещении снизится, мозг устанет быстрее. Существуют исследования, которые доказывают: если во время выполнения основной, большой задачи отвлекаться на мелкие дела, то качество основной задачи пострадает. Также мультизадачность ведет к выгоранию человека. Однако не все так плохо — существуют случаи, при которых многозадачность может быть полезной.
Когда многозадачность — это хорошо
Когда у вас много небольших дел
В течение дня может накопиться много маленьких дел — созвоны, формирование списка покупок, уборка на рабочем столе. По отдельности эти задачи не требуют много времени, на них не нужно особенно фокусироваться и переключение между ними не вредит общей продуктивности. Поэтому можно собрать все подобные дела в один временной блок и выполнить настолько быстро, насколько получится. Выполнение большого числа таких дел за короткий период времени может особенно вас порадовать.
Когда вы делаете что-то автоматическое
Это моменты, когда вы занимаетесь делами во время прогулки, поездки на транспорте или приготовления еды. Такие моменты предоставляют возможность загрузить свой мозг побочной деятельностью — послушать аудиокнигу, лекцию, поговорить по телефону и тому подобное.
3. Когда вы оказались в тупике
У человека два основных способа мышления:
— целенаправленный, то есть когда вы сосредотачиваетесь на какой-то задаче и пытаетесь логически решить ее;
— диффузный, то есть когда вы отпускаете напряжение и позволяете своим мыслям плыть свободно.
Может быть полезно остановиться, отвлечься и переключиться на диффузный способ мышления, если вы застряли в работе, над которой много думали. Займитесь, к примеру, прогулкой, уборкой или готовкой — так вы переключитесь, отдохнете и сможете по-новому взглянуть на свою работу.
Как избежать потерь во режиме многозадачности
1. Выполняйте задачи друг за другом
Исследования () 1999 года показали, что наиболее эффективной для нашего мозга будет именно последовательная обработка информации. То есть важно за определенный промежуток времени сосредоточиться только на одном деле и не отвлекаться. Эта стратегия может быть поначалу трудной, если вы привыкли часто, к примеру, переключать внимание на уведомления и звонки. Однако наш мозг функционирует именно так — предпочитает выполнять задачи последовательно.
2. Дайте себе больше времени
Люди зачастую недооценивают время для выполнения различных задач — не учитывают минуты и даже часы. Особенно много проблем будет в случае, когда возникают неожиданные события, которые могут серьезно нарушить планы.
Чтобы избежать нарушения планов и стресса, полезно включать в свое расписание запасное время. Выделите полчаса или час, который можно использовать в случае, если в ваш день залетит неожиданная задача.
Еще один полезный прием — планировать основные и обязательные дела, а также несколько дополнительных, с которыми можно разобраться, если останется время.
3. Не поддавайтесь импульсам
Если во время выполнения дел к вам в голову пришла гениальная мысль — запишите ее в блокнот парой фраз и оставьте на время после всех дел. Так вы не нарушите главное правило многозадачности.
Приложения для управления временем
Singularity
— может автоматически преобразовать электронные письма в задачи.
Focus To-Do
— таймер известного метода работы над продуктивностью «Pomodoro» и таск-менеджер одновременно.
Trello
— канбан-доска для персонального использования и работы в коллективе.
Notion
— довольно популярное сегодня хранилище данных для организации и структурирования практически всех видов информации.
Todoist
— бесплатный планировщик, который настраивается под разные методики планирования.
Книги по тайм-менеджменту
Книги про работу с прокрастинацией
1. «Прокрастинация. Первая помощь», Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург
Отсрочка своих дел — не всегда про прокрастинацию. Иногда это даже полезный выбор в пользу отдыха. Однако если вы постоянно откладываете дела и чувствуете из-за этого напряжение — обратите внимание на это состояние. Руководство голландских психологов Тани ван Эссен и Хенри Шувенбурга поможет вам изучить свое поведение и подскажет, как работать с ним.
2. «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией», Франческо Чирилло
Франческо Чирилло — создатель известного по всему миру метода продуктивности «Помидор». В своей книге он рассказывает, как эффективно выполнять сложные задачи, преодолевать прокрастинацию, организовывать работу и соблюдать установленные сроки, избегая стресса и излишнего утомления.
Книга про личную дисциплину
«Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь», Владимир Якуба
Бизнес-тренер Владимир Якуба подробно объясняет, как формировать полезные привычки, правильно реагировать на стрессовые ситуации, преодолевать отговорки, избавляться от тех, кто забирает наше время, успевать выполнять все задачи и, при всем при этом, наслаждаться жизнью.
Книга про то, как расставлять приоритеты
«Фокус: Достижение приоритетных целей», Стивен Кови, Стив Джонсон
Авторы предлагают простые, однако эффективные советы по структурированию задач и правильному определению приоритетов, а также поясняют, как придерживаться порядка, который человек сам себе установил.
Книга про то, как планировать эффективно
«Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента», Александр Фридман
Книга признанного в России эксперта в области управления процессами — это четкие пошаговые инструкции, благодаря которым можно изменить бизнес-процессы и привести корпоративный механизм к максимальной эффективности.
Вывод
Управление временем, по сути — не про экономию своего времени, а про его организацию. Важно пользоваться временем так, чтобы выполнять максимальное количество задач, которые приведут к промежуточным целям, из которых строится основная.
Для достижения наибольшей эффективности в своей работе и в работе компании нужно начать с постановки четких целей, правильном выборе приоритетов и планировании времени на каждую задачу. А дальше — воспользоваться одним из сегодняшних методов.
Мотивация и продуктивность будут на вашей стороне, если вы действительно знаете, чего хотите — ведь благодаря этому будет понятно, зачем вы вообще что-либо делаете и куда идете.