Почему мы не успеваем сделать всё, что запланировали? В большинстве случаев проблема не в личной эффективности или внешних обстоятельствах, а в самом планировании. Точнее, в его недостатке.
Если ваши планы часто нарушаются, проверьте, не допускаете ли вы эти ошибки, и узнайте, как их исправить.
«Ошибка планирования»: как мозг обманывает нас раз за разом
Когнитивные искажения — это систематические ошибки, возникающие из-за особенностей работы мышления. Одну из самых распространенных «ловушек мозга» описали в 1979 году ученые . Они назвали ее «ошибкой планирования».
Суть ошибки планирования в том, что мы недооцениваем время на выполнение задачи и переоцениваем выгоду от ее выполнения.
Мы склонны закладывать гораздо меньше времени на решение своих задач, чем это следует из решения аналогичных задач в прошлом и чем оказывается в действительности. Например: каждый месяц директор по маркетингу готовит презентацию. И каждый месяц ее приходится доделывать всю ночь перед выступлением. Кажется, что опыт подскажет все места, где бывают «затыки», и с каждым разом подготовка должна идти быстрее. Но чуда не происходит.
Если попросить директора оценить ту же задачу, но с точки зрения стороннего наблюдателя, он, скорее всего, назовет совсем другие сроки — гораздо более длительные, чем тот, в который он собирается управиться сам.
В 1994 году опросили студентов старших курсов и выяснили, что только 30% из них сдают свои работы к сроку, который установили сами для себя. Более того, в среднем студенты оценивали время на курсовую в 33 дня, в то время как на самом деле на курсовую уходило больше 50 дней.
Получается, мы хотим сэкономить время и сделать все быстро и качественно с первого раза. Или, например, думаем, что сделаем то, что уже когда-то делали, гораздо быстрее благодаря опыту — и в то же время игнорируем те факторы, которые в прошлом препятствовали решению задач.
Работа над ошибками
Опирайтесь на предыдущий опыт. Канеман и Тверски предлагают оценить, что предстоит сделать, и вспомнить, сколько примерно времени уходило на аналогичную задачу.
Попросите кого-нибудь оценить вашу задачу. Со стороны реально виднее. И это даже научно.
Учтите возможность задержек. «Есть известные известные — вещи, о которых мы знаем, что знаем их. Есть также известные неизвестные — вещи, о которых мы знаем, что их не знаем. Но еще есть неизвестные неизвестные — это вещи, о которых мы не знаем, что не знаем их», — слова американского политика Дональда Рамсфелда, на которые часто опираются во время планирования проектов.
Разброс оценки времени на проект также зависит от его стадии. На картинке ниже — конус неопределенности. Наверху слева — самая пессимистичная оценка сроков, по центру на графике — наиболее вероятная, а внизу — самая оптимистичная. Когда мы только приступаем к работе, мы не знаем, сколько времени она займет на самом деле: три часа или десять. Однако по мере выполнения задачи мы гораздо точнее можем предсказать, сколько еще времени понадобится — конус сужается. Количество реального необходимого времени будет известно лишь тогда, когда задача будет выполнена, тем не менее конус наглядно показывает, сколько всего неизвестного (широкая сторона конуса) может ожидать нас во время планирования.
Конус неопределенности. Иллюстрация из книги Майка Кона «Agile: оценка и планирование проектов» / Издательство «Альпина Диджитал»
Оцените задачу по трем форматам: лучшего исхода, худшего исхода, наиболее вероятного исхода. Рассчитайте среднее значение. Допустим, лучший исход — 5 дней, вероятный — 7 дней, а худший — 10 дней. Далее сложите числа и разделите на три. При нашем примере прогноз необходимого времени будет 7,33 дня.
Узнайте коэффициент погрешности. Для этого рекомендуется оценить время, которое в теории потребуется на будущие разные задачи, затем посмотреть, сколько времени понадобилось фактически. Далее сложите все запланированное время и отдельно сложите фактическое. После этого разделите фактическое время на первоначальную оценку — получится коэффициент погрешности.
Проведите оценку своих задач в самое непродуктивное время суток. Это поможет вам избежать излишнего оптимизма и более спокойно спланировать дела.
Пока голова пытается помнить про задачи, она ими не занимается
Вторая частая ошибка планирования — держать дела в голове.
Что происходит, когда мы пытаемся «жонглировать» в уме информацией о тех задачах, которые предстоит сделать сегодня:
– Стресс.
Мысли о работе, семье, отдыхе, рутинных заботах и все остальное смешиваются.
– Потеря информации.
Можно весь день думать, что задачи было всего две, а под вечер неожиданно вспомнить про третью. Эту задачу мы либо будем доделывать под ночь, либо перенесем на следующий день. А что если там уже много других задач? Замкнутый круг.
– Потеря концентрации.
Пока наш мозг пытается не забыть про важные дела, он не занимается решением самих задач, на которые требуются силы и внимательность.
– Недоверие к своему планированию.
Пока одни задачи записаны в ежедневник или приложение-планировщик задач, а другие напрягают голову, не получится полноценно опираться на зафиксированные планы. Снова придется держать все в голове.
Работа над ошибками
1. Выберите средство планирования: простой бумажный блокнот, специальный ежедневник с готовыми для заполнения блоками, электронная программа, приложение в смартфоне.
Очень удобны программы и приложения, основанные на принципе канбана — доски с карточками задач, которые можно перемещать по этапам. Так у вас будет наглядное представления, сколько у вас задач, с какими дедлайнами и где «затор». Канбан можно создать в Битрикс24, Trello и других приложениях.
Пример канбана редактора в Битрикс24
2. Вытащите из головы всё. Можно взять лист бумаги и в свободном порядке выписывать вообще все-все дела и задачи, которые вспомните: встречи, рутина, задачи и так далее. Вытаскивайте до тех пор, пока не будете уверены, что это точно все.
3. Распределите информацию. Например, по таким пунктам: задачи со сроком выполнения, задачи без срока выполнения, большие проекты (что-то, что требует более детального разделения на подпункты), идеи и заметки.
4. Не забывайте вносить в планы время на перерывы и отдых. Беспрерывная работа приведет к снижению продуктивности. Даже если кажется, что вы напряжетесь и нон-стопом переделаете все дела — это самообман. Продуктивность от усталости падает, вы будете выполнять те же задачи дольше и хуже, уставать еще больше — и так по кругу.
5. Расставляйте задачи по сложности, ставьте самое сложное в начало дня, когда сил еще много. Крупные задачи забирают много сил, поэтому планируйте одну-две больших задач в день, не больше. Для приоритизации можно использовать матрицу Эйзенхауэра.
Перфекционизм
Задача, выполненная на 90%, — невыполненная задача. Завершенная задача, даже если она сделана «на троечку», — это результат, который позволяет идти дальше. Очень многие эксперты — перфекционисты и не считают работу выполненной, если она не сделана идеально.
Перфекционисты склонны уходить в принцип «всё или ничего»: если что-то идет не по плану, это воспринимается как личная катастрофа.
Что важно помнить, если вы любите доводить всё до идеала? Не вы существуете для плана — план существует для вас. Даже если что-то пойдет не так, как вы планировали и рассчитывали, не забывайте, что планирование — инструмент, и он не должен превращаться в орудие пыток.
Работа над ошибками
1. Признайте, что вы перфекционист, или что в вас есть приличная доля перфекционизма, которая вам мешает доводить некоторые дела до конца. Отследить у себя наклонности перфекционизма и принять их равно начать работать комфортнее. Делать все и всегда идеально невозможно.
2. Сфокусируйте себя на пути к цели, а не на результате. Сделать это можно с помощью придуманных промежуточных этапов. На каждом из таких этапов хвалите себя за небольшие достижения.
3. Помните, что путь — это кривая. Любое достижение перфекционисты представят как движение по одной траектории наверх, однако это не так. Небольшие промежуточные планы, к слову, помогут принять путь к результату со всеми его тупиками и неожиданными петлями.
4. Учитесь принимать свои эмоции. Люди часто мечтают прийти к результату красиво и благородно. Однако, люди — это люди. Мы испытываем раздражение, злость, грусть, усталость и разочарование на пути к цели. Принятие своих эмоции и отсутствие запретов на них позволит вам жить без внутреннего напряжения.
5. Учитесь воспринимать любую ошибку как свой опыт. Отбросьте эмоции и проанализируйте, почему произошло именно так. Важно понять, в чем проблема, чтобы не наступить на те же грабли. И подумайте о том, что дает вам этот опыт? Как правило, за ошибками скрываются новые возможности.
Заключение
Чтобы справиться со своими планами на день, нужно время и желание. Разные инструменты планирования и понимание причин неудач помогут вам привести дела в порядок. Закрепите прочитанное и проверьте себя ниже по чек-листу, чтобы увеличить продуктивность и избежать ошибок в планировании:
1. Оценивайте время на выполнение своих задач: помните про прошлый опыт и про внешние факторы.
2. Вытаскивайте дела из головы — голова должна работать над задачами, а не пытаться их помнить.
3. Не забывайте про отдых, чтобы не терять качество работы.
4. Формулируйте задачи в ежедневнике максимально подробно.
5. Разделяйте задачи на легкие и сложные. Сложные задачи делайте в первую очередь, чтобы на них было побольше сил.
6. Не запрещайте себе ошибаться.
7. Не пытайтесь сделать все идеально.